Privacyverklaring Ontmoetingsplek Het Esse B.V.

1.Belangrijke informatie

Bij Ontmoetingsplek Het Esse hechten we veel waarde aan jouw privacy. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze beschermen en welke rechten jij als betrokkene hebt. Deze verklaring is van toepassing op al onze diensten, inclusief onze websites: www.ophetesse.nl en www.boeken.ophetesse.nl.

2.Wie zijn wij?

Ontmoetingsplek Het Esse B.V.
KVK: 51205076
BTW: NL8048.36140.B01
Algemene website: www.ophetesse.nl
E-mail: info@ophetesse.nl

3.Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Gegevens die je aan ons versterkt over andere personen, zoals reisgenoten
• Financiële informatie, zoals betalingsgegevens en btw-nummer
• Informatie over je boeking (datum, groepsgrootte, wensen)
• Eventuele communicatie via e-mail of het contactformulier
• Camerabeelden (bij bezoek aan ons terrein)

 
 
Wij verzamelen uitsluitend bijzondere categorieën van persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om te voldoen aan je speciale eisen tijdens verblijf (bijvoorbeeld als je ons informatie over je gezondheid verstrekt, inclusief problemen met mobiliteit, om te waarborgen dat aan je wensen wordt voldaan).
Over het algemeen verzamelen wij persoonsgegevens die wij rechtstreeks van jou verkrijgen. Als je via een van onze boekingspartners hebt geboekt, ontvangen wij je persoonsgegevens van hen. Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens ook ontvangen van andere gasten binnen je gezelschap.

4.Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het verwerken en beheren van boekingen
• Het versturen van bevestigingen, facturen en praktische informatie
• Het verbeteren van onze dienstverlening en communicatie
• Het versturen van onze nieuwsbrief aan bestaande klanten
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)
• Beveiliging van het terrein via cameratoezicht

5.Op basis van welke grondslagen?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen (zoals bepaald in de AVG):

• Uitvoering van een overeenkomst: bij een boeking of aanvraag.
• Wettelijke verplichting: zoals de bewaarplicht voor factuurgegevens.
• Gerechtvaardigd belang: voor camerabeveiliging en klantcommunicatie.
• Toestemming: voor het ontvangen van de nieuwsbrief (alleen bestaande klanten).

 

6.Delen van gegevens met derden

Wij delen jouw gegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk aan:

• Everyleisure: voor administratie, boekingen en betalingen
• Boekhouding/administratiekantoor: voor fiscale verplichtingen
• Mailsoftware/nieuwsbriefsysteem: voor communicatie met klanten
• Boekingsprogramma’s: externe boekingspartners anders dan onze eigen boekstraat.
• Webhostingpartij: voor de beveiliging en werking van onze websites
• Onze medewerkers: indien noodzakelijk voor onze dienstverlening richting jou
• Incassobureaus: indien er sprake is van een schuld
• Derden in overleg: indien u toestemming heeft gegeven dat wij uw informatie aan derden mogen verstrekken, zoals andere trainers, opleiders en workshopgevers.

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.

7.Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen (SSL), toegangsbeperkingen en beveiligde systemen bij onze verwerkers.

8.Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De termijnen zijn als volgt:

• Boekings- en facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn)
• Contactformulieren en e-mailverkeer: maximaal 2jaar
• Camerabeelden: maximaal 4 weken (tenzij incident)
• Nieuwsbriefgegevens: zolang je klant bent of tot uitschrijving

 
 

9.Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Het recht op inzage in je persoonsgegevens. Dit recht stelt je in staat een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over je bewaren om te controleren of we je gegevens rechtmatig verwerken.
• Het recht op rectificatie van de persoonsgegevens die wij over je bewaren. Het is belangrijk dat je ons informeert over wijzigingen in je persoonsgegevens, zoals een adreswijziging. Veelal kun je je persoonsgegevens zelf wijzigen via de website of app. Als je persoonsgegevens desondanks onjuist of onvolledig blijven, kun je contact met ons opnemen om de gegevens te laten corrigeren of aanvullen. Zie hieronder onze contactgegevens.
• Het recht op verwijdering van je persoonsgegevens. Dit recht stelt je in staat ons te verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen als er geen goede reden meer is deze nog langer te verwerken. In geval van wangedrag, wanbetaling of andere onrechtmatige handelingen kunnen wij voor intern gebruik enkele gegevens van u bewaren.
• Het recht van bezwaar tegen de gegevensverwerking in het geval wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of voor directe marketing.
• Het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens. Dit recht stelt je in staat ons te verzoeken de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken te beperken, bijvoorbeeld in het geval je de nauwkeurigheid betwist van de persoonsgegevens die wij over je bewaren.
• Het recht op dataportabiliteit, hetgeen je in staat stelt de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat dan wel ons te verzoeken deze gegevens direct over te dragen aan derden.
• Het recht op intrekken van toestemming in het geval wij je persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming.

Aan het uitoefenen van je rechten zijn geen kosten verbonden, tenzij je verzoek ongegrond of buitensporig is. In dat geval kunnen wij om een redelijke vergoeding vragen of je verzoek afwijzen. Het kan voor ons noodzakelijk zijn om nadere informatie te vragen om je identiteit te kunnen bevestigen voordat we je verzoek kunnen inwilligen. Dit is een beveiligingsmaatregel om zeker te stellen dat je persoonsgegevens niet worden verstrekt aan personen die daartoe niet gerechtigd zijn.
Wil je gebruik maken van een van deze rechten? Neem dan contact op via info@ophetesse.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

10. Andere websites

Onze website en app kunnen links bevatten naar andere websites. Deze privacyverklaring geldt uitsluitend voor onze website. Als je dus gebruik maakt van links naar andere websites, adviseren wij je om hun beleid inzake gegevensbescherming door te lezen. Wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor hun beleid.

11.Cameratoezicht

Op ons terrein zijn beveiligingscamera’s aanwezig. Deze beelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden en zijn alleen toegankelijk voor de directie van Het Esse. Met het akkoord gaan van onze algemene voorwaarden ga je tevens akkoord met dit toezicht.

12. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@ophetesse.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.